Cách làm video hướng dẫn thủ tục hành chính bằng ảnh chụp màn hình
Ở bộ phận tiếp dân, có những câu hỏi lặp lại mỗi ngày: "Làm sao kích hoạt tài khoản định danh?", "Nộp hồ sơ trên điện thoại thế nào?", "Bấm vào mục nào để khai báo?". Một video ngắn khoảng 30 giây, mỗi bước kèm ảnh chụp màn hình đúng nút cần bấm, giúp người dân tự làm tại nhà, xem lại bao nhiêu lần cũng được và dễ chia sẻ cho người thân.
Bài viết này hướng dẫn cách dùng tính năng 🎬 Tạo video của Trợ Lý Truyền Thông Cơ Sở để làm loại video "từng bước" như vậy, không cần quay phim hay biết dựng video.
Vì sao video từng bước có ảnh chụp màn hình hiệu quả?
- Người xem thấy đúng thứ họ sẽ thấy: ảnh chụp màn hình giống hệt điện thoại của họ, nên ít bị lạc hơn so với chỉ đọc chữ.
- Mỗi cảnh một việc: video chia mỗi bước thành một cảnh riêng có số thứ tự, người xem biết mình đang ở bước mấy.
- Ngắn, dễ lưu lại: video dưới 40 giây vừa đủ để người dân bấm lưu hoặc gửi cho bố mẹ, ông bà.
Chuẩn bị trước khi làm
- Kiểm tra lại quy trình trên nguồn chính thức. Giao diện ứng dụng và trình tự thủ tục có thể thay đổi theo từng phiên bản. Hãy tự làm thử trên ứng dụng VNeID hoặc Cổng Dịch vụ công quốc gia, đối chiếu với văn bản hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền trước khi làm video.
- Chụp màn hình từng bước. Dùng tài khoản của chính bạn, chụp lần lượt màn hình ở mỗi bước. Có thể dùng công cụ sửa ảnh có sẵn trên điện thoại để khoanh tròn hoặc vẽ mũi tên vào nút cần bấm.
- Che toàn bộ thông tin cá nhân trên ảnh (xem mục Những thông tin bắt buộc phải che bên dưới).
Bước 1: Ghi thủ tục vào lịch
Trong sổ, ghi công việc của ngày bạn muốn làm video, nêu rõ tên thủ tục và đối tượng hướng dẫn. Ví dụ:
Bấm Lưu lịch rồi Tạo kịch bản. AI sẽ viết một kịch bản tuyên truyền cho ngày đó. Đọc lại và sửa những chỗ chưa đúng thực tế trước khi chuyển sang làm video.
Bước 2: Mở trình tạo video
Trên trang kịch bản của ngày đó, bấm nút 🎬 Tạo video ở góc trên bên trái. Bạn có hai lựa chọn:
- ✨ AI soạn nội dung video (1 lượt): AI rút kịch bản thành câu mở đầu, 3 đến 5 ý chính và thông điệp kết. Phù hợp khi bạn muốn có bản nháp nhanh, sau đó tự chèn thêm bước còn thiếu.
- ✍️ Tự soạn từ kịch bản (miễn phí): lấy nội dung có sẵn để bạn tự viết lại theo đúng các bước của thủ tục. Với video hướng dẫn thủ tục, cách này thường chính xác hơn vì bạn nắm rõ từng bước.
Bước 3: Viết câu mở đầu đánh trúng thắc mắc
Ba giây đầu quyết định người xem có ở lại hay không. Hãy dùng chính câu hỏi người dân hay hỏi ở bộ phận tiếp dân:
- "Làm thủ tục không cần xếp hàng?"
- "Nộp hồ sơ ngay trên điện thoại, bạn đã biết chưa?"
- "Chỉ 5 bước để ... tại nhà"
Ô Câu phụ dùng để ghi rõ tên thủ tục, ví dụ "Hướng dẫn nộp hồ sơ trên ứng dụng VNeID".
Bước 4: Mỗi ý chính là một bước của thủ tục
Đánh dấu ô Video hướng dẫn từng bước: các ý sẽ đổi thành "Bước 1, Bước 2...", và mỗi cảnh trong video hiện nhãn BƯỚC 2/7 để người xem biết mình đang ở đâu. Một video có tối đa 12 bước.
- Chèn bước vào giữa: rê chuột (hoặc chạm) vào dòng ＋ Chèn bước nằm giữa hai bước để thêm một bước mới đúng vị trí đó. Ảnh và nội dung của các bước khác giữ nguyên, số thứ tự tự cập nhật.
- Đổi thứ tự: dùng nút ↑ ↓ bên phải mỗi bước. Ảnh đi theo bước.
- Xoá bước: bấm ✕. Sổ sẽ hỏi lại nếu bước đó đã có nội dung hoặc ảnh.
- Tiêu đề bắt đầu bằng động từ: "Mở ứng dụng VNeID", "Chọn mục Thủ tục hành chính", "Đính kèm giấy tờ".
- Nội dung dưới 20 từ, nói rõ bấm vào đâu hoặc cần chuẩn bị gì. Người xem chỉ có khoảng 4 giây cho mỗi bước.
- Chọn emoji gợi ý hành động: 📱 mở ứng dụng, 🔐 đăng nhập, ✍️ điền thông tin, 📎 đính kèm, ✅ hoàn tất.
- Nhiều bước quá? Gộp các bước nhỏ liền nhau (ví dụ "bấm Tiếp tục" gộp vào bước trước). Mỗi bước có ảnh dài khoảng 4,6 giây, nên 10 bước đã thành video gần 1 phút. Nếu thủ tục dài hơn nữa, hãy chia thành "Phần 1" và "Phần 2": video ngắn, mỗi video một việc, dễ theo dõi hơn.
Bước 5: Gắn ảnh chụp màn hình cho từng bước
Dưới mỗi ý có nút 🖼 Thêm ảnh minh hoạ / ảnh chụp màn hình. Chọn ảnh tương ứng với bước đó. Ý có ảnh sẽ hiển thị ảnh lớn ở phía trên, chữ nằm trong thẻ phía dưới, và thời lượng cảnh được kéo dài thêm 1 giây để người xem kịp nhìn.
- Ảnh dọc chụp từ điện thoại là phù hợp nhất, vì nó lấp gần kín phần trên của video dọc.
- Cắt bớt phần thừa: nếu nút cần bấm quá nhỏ, cắt ảnh chỉ giữ vùng quanh nút đó để chữ trên ảnh to và rõ hơn.
- Bấm vào ảnh nhỏ trong khung soạn thảo để xem ngay cảnh đó trong khung xem trước.
- Ảnh chỉ được lưu trên máy bạn đang dùng, không tải lên máy chủ. Nếu mở kịch bản trên máy khác, chỗ ảnh sẽ báo "Ảnh không có trên máy này" và bạn chỉ cần chọn lại ảnh.
Bước 6: Thông điệp, chữ ký và hashtag
- Thông điệp: nên nhắc người dân nơi được hỗ trợ trực tiếp nếu vướng mắc, ví dụ "Vướng ở bước nào, hãy đến trụ sở Công an nơi cư trú để được hướng dẫn."
- Chữ ký cuối video: tên đơn vị hoặc tên trang của bạn. Sổ sẽ nhớ chữ ký cho các lần sau.
- Hashtag: ví dụ #VNeID #DichVuCong #ThuTucHanhChinh.
Bước 7: Xem trước, tải video và đăng
- Bấm ▶ Xem từ đầu để xem lại toàn bộ video, chọn Màu nền phù hợp.
- Bấm ⬇ Tải video để nhận tệp MP4 dọc 9:16. Dùng Chrome hoặc Edge để dựng nhanh nhất.
- Video không có tiếng. Bạn có thể thu lời đọc chậm, rõ ràng cho từng bước và ghép bằng CapCut, hoặc chọn nhạc nhẹ khi đăng Reels. Với người cao tuổi, lời đọc giúp video dễ hiểu hơn nhiều.
- Khi đăng, chép lại các bước bằng chữ vào phần mô tả để người xem tra cứu nhanh mà không phải xem lại video.
Mẫu nội dung video: nộp hồ sơ trên ứng dụng VNeID
Mẫu dưới đây minh hoạ cách điền các ô trong trình tạo video. Tên mục trong ứng dụng có thể khác theo phiên bản, hãy đối chiếu với màn hình thực tế.
Gợi ý chủ đề video hướng dẫn thủ tục
- Kích hoạt tài khoản định danh điện tử trên ứng dụng VNeID.
- Tích hợp giấy tờ (giấy phép lái xe, thẻ bảo hiểm y tế...) vào VNeID.
- Thông báo lưu trú trực tuyến cho cơ sở lưu trú, nhà trọ.
- Đăng ký thường trú, tạm trú trực tuyến.
- Chuẩn bị giấy tờ khi đi làm, cấp đổi thẻ căn cước.
- Tra cứu và nộp phạt vi phạm hành chính trực tuyến.
- Nhận biết cuộc gọi, tin nhắn giả danh Công an "hỗ trợ cài đặt VNeID" để lừa đảo.
Mỗi chủ đề nên là một video riêng. Có thể ghi mỗi chủ đề vào một ngày trong lịch tuần để có một loạt video hướng dẫn liên tiếp.
Những thông tin bắt buộc phải che
Ảnh chụp màn hình thủ tục rất dễ vô tình làm lộ thông tin. Trước khi đưa ảnh vào video, hãy che hoặc làm mờ:
- Số định danh cá nhân, số căn cước, số hộ chiếu.
- Ảnh chân dung, họ tên, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại.
- Mã QR, mã hồ sơ, mã OTP, mật khẩu, mã giao dịch.
- Thông báo, tin nhắn hiện trên thanh trạng thái của điện thoại.
Không dùng ảnh hồ sơ thật của người dân, kể cả khi đã che một phần. Không đưa đường dẫn tải ứng dụng lạ vào video hay phần mô tả; chỉ hướng dẫn người dân tải ứng dụng từ kho ứng dụng chính thức (App Store, Google Play). Xem thêm nguyên tắc an toàn thông tin khi đăng video.
Câu hỏi thường gặp
Ảnh chụp màn hình có bị gửi lên máy chủ không?
Không. Ảnh được thu nhỏ và lưu ngay trong trình duyệt trên máy bạn, video cũng được dựng trên máy bạn. Máy chủ chỉ lưu phần chữ của video.
Dùng tính năng tạo video có tốn lượt không?
Chỉ khi bấm "AI soạn nội dung video" hoặc "AI soạn lại" (mỗi lần 1 lượt). Tự soạn, thêm ảnh, xem trước và tải video đều miễn phí.
Làm trên điện thoại được không?
Được. Nút thêm ảnh sẽ mở thư viện ảnh của điện thoại. Trên iPhone, video có thể dựng chậm hơn (bằng đúng thời lượng video), vui lòng giữ màn hình mở đến khi tải xong.
Thủ tục thay đổi thì video cũ có còn dùng được không?
Nội dung video được lưu kèm kịch bản trong sổ. Khi giao diện ứng dụng thay đổi, bạn chỉ cần mở lại, đổi ảnh ở bước có thay đổi và tải lại video.
Bắt đầu ngay: ghi tên thủ tục vào Trợ Lý Truyền Thông Cơ Sở, tạo kịch bản rồi bấm 🎬 Tạo video. Bạn có thể bấm thử nút này trên kịch bản mẫu mà không cần đăng nhập.